În articolul trecut am arătat ce este o Comunitate de practică și care sunt beneficiile.
Acum să vedem cum se poate face o comunitate de practică. Știi cum e… teoria ca teoria, dar practica ne omoară.
Ideea e de a face o comunitate eficientă că altfel e ușor – strângi niște oameni, îi lași să se cunoască și într-un final vor începe să vorbească între ei și să schimbe informații.
O comunitate de practică nu poate fi forțată să crească. Participarea într-o comunitate este voluntară, iar voluntariatul nu poate fi obligatoriu, nu? În plus, nimeni nu mă poate forța să spun și altora ce știu eu. Spun numai dacă vreau.
Atunci care e soluția? Ne spune chiar Etienne Wenger:
“… you cannot force a plant to grow by pulling its leaves… what you can do is to create the infrastructure in which it can prosper” – nu poți forța o plantă să crească trăgând-o de frunze; ceea ce poți să faci este să-i creezi mediul propice în care să se dezvolte
Hai să păstrăm analogia cu plantele.
În interiorul unei companii apar oricum comunități de practică. Se cheamă că sunt comunități ad-hoc. Ele oferă ceva avantaje membrilor, dar niciunul pentru companie. De fapt astfel de comunități ar putea fi privite ca niște buruieni – produc pagube pentru că pot incuba și răspândi idei greșite, comportamente greșite, pot vehicula informații greșite etc.
Deci este mai bine pentru companie să recunoască existența și importanța acestor comunități decât să le ignore și este mai bine să le controleze dezvoltarea decât să le lase să crească aleator.
Am zis să le controleze? Dar prin definiție o comunitate nu poate fi controlată, controlul însemnând distrugerea ei.
Ei bine, nu e vorba de un control strict.
Hai să ne întoarcem la plante.
Întâi ar trebui să stabilim scopul comunității – ca și cum am alege un ghiveci și am stabili cât de mare să fie și ce formă să aibă – Ce arii de expertiză vrem să dezvoltăm? Cum sunt aceste arii conectate cu strategia companiei? Unde am avea nevoie de un transfer mai bun și mai rapid de cunoaștere? Ce noi idei am dori să colectăm?
Pe urmă ar trebui să stabilim mediul – ca și cum am alege solul în care vom planta semințele – Care este locul în care se vor întâlni membrii comunității? Cât de des se vor întâlni? Cum vor comunica între ei în mod obișnuit? Ideal ar fi ca membrii comunității să se întâlnească față în față măcar o dată pe lună. Întâlnirile față în față sunt importante pentru că așa membrii se cunosc mai bine și se stabilesc legături mai strânse la nivel uman. Totuși, mult mai important este ca să existe un spațiu virtual de întâlnire. Pentru că spațiul virtual este accesibil oriunde și oricând indiferent de programul membrilor. Se poate crea un spațiu virtual privat chiar în interiorul intranetului companiei împreună cu câteva unelte de comunicare – partajare de documente, forum de discuții, ghiduri de bune practici, informații folositoare, conținut multimedia etc.
Pasul următor ar consta în selectarea membrilor – ce fel de semințe dorim – Cine ar trebui să participe? Ce roluri ar trebui să joace? Cum se poate genera încredere? Nu putem interzice nimănui să se alăture unei comunități și nu putem forța pe nimeni să participe dacă nu vrea. Dar putem invita și încuraja să participe angajații care au joburi similare sau asemănătoare pentru că ei vor găsi repede subiecte comune de discuție și, schimbând informații între ei, își vor da seama că este în beneficiul lor să participe. De asemenea este o idee bună ca după un eveniment de training să se constituie o comunitate cu cei care au participat. Așa vor putea discuta în continuare despre ce au învățat și, foarte important, despre cum să pună în practică ceea ce au învățat.
În sfârșit, trebuie să asigurăm resursele necesare astfel încât comunitatea să înflorească – ca apa și lumina pentru o plantă – Ce fel de cunoaștere împărtășim, dezvoltăm, documentăm? Din experiență pot să spun că fără un pic de stimulent din exterior comunitățile se sting. Ca planta care se ofilește pentru că nu e udată din când în când. Stimulente înseamnă noi teme de discuții, provocări pentru idei noi, teme de cercetare etc. Temele nu sunt obligatorii, dar îi vor ajuta pe membrii să se concentreze pe anumite obiective (și asta va fi benefic și pentru companie) și îi va ajuta să-și mențină viu interesul pentru comunitate.
Ce ar trebui să facă membrii unei comunități?
Să explice ceea ce fac – în ce constă munca lor, cum fac anumite taskuri etc
Să discute despre nevoile lor, despre aspirații și așteptări
Să împărtășească informații, mici trucuri, sfaturi și cum privesc ei din interior la ceea ce fac și la ceea ce face compania
Să se ajute unii pe alții, să se consulte unii pe alții
Să exploreze și să rezolve problemele comune
Să creeze unelte, standarde, templateuri etc
Să dezvolte încredere unii în alții, înțelegere, o perspectivă comună, abordări comune, practici comune
Să își asume roluri diferite
Dacă tot am pomenit de roluri, există câteva roluri esențiale
Sponsor – identifică beneficiile ce vor fi obținute dacă se investește în comunitate și oferă resursele necesare pentru comunitate
Coordonator – organizează întâlnirile, stimulează comunicarea și colaborarea, recrutează membri noi
Webmaster – asigură mentenanța spațiului virtual (intranet)
Lideri – acționează ca ambasadori pentru comunitate
Asociați – cei care sunt conectați la comunitate fără a activa ca membri plini. Rolul lor este important pentru că leagă comunitatea de alte grupuri sau comunități
Există și bariere în dezvoltarea comunităților
Timpul – întotdeauna timpul este problema cea mai mare – Angajații nu au timp să participe la comunitate. Totuși, dacă timpul de muncă ar fi utilizat mai eficient atunci s-ar găsi timp și pentru comunitate. Conform statisticilor, angajații care fac muncă intelectuală petrec 15-30% din timp căutând informații sau oameni, iar căutarea are succes în mai puțin de 50% din cazuri. Membrii unei comunități pot reduce în mod semnificativ acest timp prin împărtășirea de informații și prin ajutorare reciprocă
Status – Mulți angajați se tem că dacă spun și altora ceea ce știu își vor pierde statutul și vor deveni mai puțin valoroși pentru companie. Această barieră poate fi spartă de o cultură corporativă modernă în care este recunoscută și valorizată împărtășirea cunoașterii. Beneficiile nu trebuie oferite la nivel de individ ci la nivel de grup.
Încredere – Oamenii nu au încredere în colegii lor. Și această barieră poate fi spartă tot prin cultura organizațională. Ar trebui să existe un cod etic, ar trebui ca încrederea să fie printre valorile fundamentale pe care compania le promovează
La sfârșit…
“Coming together is a beginning; keeping together is progress; working together is success.” (Henry Ford)
Strângându-ne împreună este un început, stând împreună este un progres, muncind împreună este un succes.